CENIT för kommunal entreprenad

De flesta svenska kommuner har en organisation eller ett kommunalt entreprenadbolag som hanterar drift, skötsel, infrastruktur för VA, el, data och annat. Ofta är de befintliga IT-systemen av generell karaktär och stöder sällan verksamheten i ett entreprenadbolag särskilt väl.

Ofta lider bolagen av ”ö-problematiken” vilket innebär att informationen kring uppdragen återfinns i avgränsade öar av IT-system som inte hänger samman. Det handlar om ekonomi-, lön-, och kalkylsystem som ofta kompletterats med egna Excel-mallar och Access-lösningar för fakturaunderlag, uppföljning, tidrapportering, osv.

Ö-problematiken leder till att samma uppgifter måste registreras och hanteras i flera olika system, vilket ofrånkomligen medför problem att se helheten samt ett betydande administrativt merarbete. De flesta är överens om att detta inte är någon bra lösning, men vad gör man åt det?

CENIT är en branschanpassad helhetslösning där funktionerna hänger samman – ni slipper mata in uppgifter mer än en gång. Fakturaunderlag skapas på några sekunder eftersom såväl arbetstid som materialfakturor enkelt kan hämtas från kringliggande moduler. Hantering av timmar för underlag till lön, uppföljning och intern- och kunddebitering, registreras en gång (inte två, tre, fyra eller t o m fem gånger). Det är bara ett par exempel på hur det administrativa arbetet minskar – i synnerhet för bolag som har stora mängder löpande småjobb.

Helhetsgreppet medför också att ni får kontroll och överblick över projekten – CENIT utgår från projektledningens behov ifråga om ekonomi och flöden, inte administratörernas. Ett gemensamt system innebär dessutom en stor trygghet. Alla använder samma system vilket gör det enklare att ta över ett projekt från en kollega när någon slutar eller är ledig.

Arbetsorder med all information

För småentreprenader av servicekaraktär finns en enkel arbetsorder samt en rapportdel för yrkesarbetarna på platsen. Arbetsordern ger komplett information till service-personal, till exempel om kontaktpersoner, fastighetsskötare, uppgifter om upphandlade underentreprenör, förbeställt material, handlingar, uppdragsbeskrivning och annat. Rapportdelen är förberedd med en enkel mall för rapportering av löpande kostnader. Arbetsordern kan kompletteras med en kort checklista för entreprenadens utförande och överlämnande (checkpunkter, städning, genomgång, m m).

Rapportera via handdator

För att effektivisera uppföljning och fakturering av drift- och underhållsjobb har CENIT utrustats med en handdatorlösning (PDA) för digital inrapportering av tid. Inrapporteringen bygger på den enkla principen [1] markera objekt -> [2] starta tid -> [3] stoppa tid (även restid fångas denna väg).

Enkelheten gör att lösningen slagit väl ut på fältet. När handdatorn synkas mot databasen skapas uppföljning, faktura- och löneunderlag i ett moment, helt utan papper.

Hantering av tilläggsbeställningar

Att hantera tilläggsbeställningar är ett omfattande administrativt arbete vid alla typer av entreprenader. Ofta skiljer sig ersättningsformer och avtal mellan huvuduppdraget och tilläggsbeställningen vilket innebär att tilläggen måste särredovisas. CENIT tillåter upplägg av godtyckligt antal tilläggsarbeten under respektive projekt.

Det går också att redovisa tydliga specifikationer för varje tilläggsarbete. Det går att ta fram en journal över samtliga tilläggsarbeten under det aktuella projektet vilket underlättar redovisningen mot beställaren. Det går också att automatiskt uppdatera såväl intäkt- som kostnadssidan av produktions-kalkylen/budgeten vid tilläggsbeställningar.

Kontroll på maskinparken

Många kommunala entreprenadbolag har en stor maskinpark med stort finansiellt värde. I maskinregistret hanteras en mängd attribut av både ekonomisk och fysisk karaktär. Principiellt hanteras maskiner som projekt, vilket innebär att projektverktygets alla möjligheter gällande ekonomiska uppföljningar och nyckeltal finns tillgängliga för respektive maskin.

Till maskinregistret finns ett grafiskt verktyg som gör att maskinerna kan planeras och bokas till olika projekt. Maskin-bokningen är ett praktiskt och uppskattat verktyg främst för dem som har ett större antal maskiner som kan ersätta varandra och som samtidigt är en trång sektor i produktionen.